Varha loi tiedolla johtamisen järjestelmän – Näin DSharpin automaatio taipui hyvinvointialueen tarpeisiin

Varha eli Varsinais-Suomen hyvinvointialue toteuttaa parhaillaan mittavaa järjestelmien yhtenäistämistä, jossa 27 eri kunnan kymmenien eri taustajärjestelmien tiedot tuodaan yhteiselle tietoalustalle. Tavoitteena on tuottaa tehokkaasti dataa eri yksiköiden, tutkimuksen, hallinnon, sidosryhmien ja kansallisten tiedonkeruiden tarpeisiin. DSharpin automaatio toi hyvinvointialueen datan hallintaan toivottua sujuvuutta.

Varsinais-Suomen hyvinvointialueen muodostavat 27 kuntaa, sairaanhoitopiiri, erityishuollon palvelut sekä pelastuslaitos. Hyvinvointialue on vastannut vuoden 2023 alusta alkaen sosiaali- ja terveyspalvelujen sekä pelastustoimen järjestämisestä alueella.

Sujuvan ja turvallisen toiminnan mahdollistamiseksi Varhan piti saada eri toiminnoistaan ajantasaista ja vertailukelpoista dataa. Se vaati lukuisissa eri järjestelmissä hajallaan olevan tiedon yhdenmukaistamista ja tuomista yhteen. Projekti on edennyt kahdessa vaiheessa: ensin eri järjestelmien tiedot on koottu mittaristotietovarantoon, ja toisessa vaiheessa luodaan varsinainen tiedolla johtamisen järjestelmä eli yhteinen tietoalusta.

Varhan johtava paikkatietoasiantuntija Laura Virtanen kertoo, että laajassa hankkeessa tarvittavan tiedon kokoaminen on vaatinut eri asiantuntijoiden sujuvaa yhteistyötä ja koottavan tiedon priorisointia:

“Tässä ykkösvaiheessa kunnista siirtyneillä pääkäyttäjillä oli tärkeä rooli, sillä he toimittivat meille tarvitsemamme tiedot eri järjestelmistä. Työ pohjautui vahvasti exceleihin, joita jo ensi vaiheessa yhdistelimme ja muokkasimme. Kyseiset excelit luettiin tietovarastoon, jossa DSharpin työkalulla ne linkitettiin tehtyyn mittaristokäsitemalliin.”

Toisessa vaiheessa integraatiot toteutetaan suoraan lähdejärjestelmiin, ja samalla rakennetaan yhteisiin toiminnan käsitteisiin pohjautuva käsitemalli. Manuaalinen exceleiden pyörittely jää pois, kun sisältöä korvataan automatiikalla. Koska sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestelmät ja koko toimiala ovat jatkuvassa muutoksessa, myös luotujen järjestelmien on oltava joustavia:

“Käsitemallinnus kuvaa Varhan koko toimintakenttää. Haluamme ymmärtää ja kuvata sen, missä maailmassa me tällä hetkellä olemme. Kun yhdistämme eri järjestelmistä saatavan tiedon samoihin käsitteisiin, pystymme tuottamaan tiedosta erilaisia näkökulmia niin asiakasryhmien, organisaation kuin palvelunkin näkökulmasta. Luomme tässä tietopohjaa toisiokäyttöön. Se sisältää tiedolla johtamisen, mutta myös tutkimus- ja opetuskäytön.”

Uuteen tietovarastoon koottava data luokitellaan yhdessä sovittujen käsitteiden avulla. Tietovarastoon määriteltyjen käsitteiden pitää sopia yhteen myös laajemmin sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen kansallisten ja kansainvälisten luokitusten kanssa. Esimerkiksi THL on Varhan tärkeä yhteistyökumppani. Se käyttää paljon Varhan tuottamaa tietoa ja jalostaa sitä eteenpäin esimerkiksi sosiaali- ja terveysministeriön tarpeisiin. Siksi hyvinvointialueen pitää tuottaa yhdenmukaista tietoa:

“Käytämme projektin kakkosvaiheessa DSharp Studion mallinnusta ja automatiikkaa. Olemme kuvanneet tiedon tuotannon prosessin, jonka mukaan etenemme. Kaikkea tietoa ei ole tarkoituskaan mallintaa, koska se ei olisi kustannustehokasta. Siksi teemme koko ajan valintaa, mitä tietoja tässä vaiheessa eniten tarvitsemme ja toteutamme sekä mallinnusta että tietoalustan toteutusta iteratiivisesti kehittäen eli jatkuvasti laajentaen.”

Luotettavaa datan hallintaa

Hyvinvointialueen ollessa kyseessä, on erityisen tärkeää huolehtia hyvästä tietoturvasta Varhan johtava tietoarkkitehti Henri Sara kuvailee uutta tietovarastoa turvalliseksi tavaksi käsitellä laajaa tietomäärää:

“DSharpin käsitemallin ansiosta voimme yhdistellä tietoja toisiinsa käsitteiden tasolla. Tärkeintä on, että tieto saadaan koottua sujuvasti yhteen yli järjestelmärajojen.”

Uuden järjestelmän käyttö vaatii monialaista osaamista. Varhan asiantuntijat käyvät tietotarpeitaan läpi säännöllisissä mallinnuskokouksissa. Näin varmistetaan, että järjestelmään koottu tieto on koko hyvinvointialuetta hyödyttävää ja että luotu käsitemalli kuvaa aidosti liiketoiminnan tarpeita:

“DSharpin työkalun etuna on, että siinä saadaan tehtyä malli toiminnan näkökulmasta ja liitettyä useasta järjestelmästä eri muodoissa tulevat tiedot siihen saman työkalun avulla siten, että tiedot päivittyvät jatkuvasti. Se nopeuttaa ja helpottaa työskentelyä.”

Varhan uusi tiedolla johtamisen järjestelmä mahdollistaa entistä monipuolisemman raportoinnin ja seurannan, jolloin tiedolla johtaminen koko organisaatiossa helpottuu. Järjestelmä mahdollistaa tiedon tarkan jäljitettävyyden, mikä lisää sen luotettavuutta. Tietovarasto säilyttää tiedon historiaa ja kertoo, mistä mikäkin luku on raportille tullut.

Sara uskoo uuden tietovaraston tuovan paljon mahdollisuuksia tiedon laajempaan hyödyntämiseen koko hyvinvointialueella. Mitä laajemmaksi tietopohja rakentuu, sitä enemmän se mahdollistaa:

“Tiedon elinkaari on usein pidempi kuin järjestelmien elinkaari. Mallinnuksen avulla tiedon historia saadaan talteen ja sitä voidaan hyödyntää paremmin. Kun organisaatiossa tehdään joka tasolla sekä tiedolla johtamista että tiedon johtamista, on tärkeää nähdä läpinäkyvästi, miten tieto liikkuu ja miten tiedot päätyvät eri paikkoihin.”